Excel Pivot-Tabelle – Schritt für Schritt Einführung

Excel Pivot-Tabellen gelten für viele Poweruser als absolutes non plus ultra. Wir auf Excel Lernen sind auch dieser Meinung. Pivot-Tabellen eröffnen Ihnen eine ganz neue Perspektive.

Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig: Summieren und analysieren riesiger Datenmengen und diese dann im attraktiven Format darstellen und präsentieren.

Wir werden Ihnen zeigen wie man eine einfache Pivot-Tabelle erstellt und diese dann benutzt. Ein Video zum Verfolgen aller Schritte wird in Kürze folgen.

Was ist eine Pivot-Tabelle

Excel-Pivot-Tabelle

Hier im Beispiel sehen Sie wie eine normale Tabelle (Liste) auf der linken Seite als Pivot-Tabelle dargestellt werden kann (rechts). Die rechte Tabelle im Beispiel zeigt Ihnen schnell und übersichtlich den Gesamtumsatz der einzelnen Standorte an.

Excel Pivot-Tabelle erstellen

Excel-Pivot-Tabelle-Erstellen
In Excel 2007/10, wählen Sie den Datenbereich (inklusive Kopfzeile) aus, der analysiert und in eine Pivot-Tabelle umgewandelt werden soll (E2 bis H14 im Beispiel). Dann in der Registerkarte Einfügen auf „Pivot-Table oder Pivot-Tabelle“ klicken.

Der gewünschte Datenbereich sollte nun schon ausgewählt sein (siehe oben), dann nur noch entscheiden wo die Pivot-Tabelle erscheinen soll. In unserem Beispiel haben wir die 2. Option Vorhandenes Arbeitsblatt gewählt (siehe oben). Dort kann man dann die Zellen im Arbeitsblatt angeben, wo die Pivot-Tabelle abgelegt werden soll.

Excel-Pivot-Tabelle-Erstellen-1

In unserem Beispiel wählen wir das gleiche Arbeitsblatt, das die Originaltabelle enthält, aus. Da beide Tabellen nicht sehr viel Platz einnehmen, ist das eine gute Lösung. Bestätigen Sie dies mit OK.

Hier die unformatierte Pivot-Tabelle die sich nun in Zelle J7 befinden sollte:

Excel-Pivot-Tabelle-Erstellen-2

Die linke Seite wird zur Darstellung der Pivot-Tabelle verwendet, diese muss aber erst in der rechten Seite („PivotTable-Feldliste“) festgelegt werden.

Sie müssen also erst die Werte festlegen die summiert werden sollen und wie diese dann gruppiert und dargestellt werden sollen.

1. Berichtsfilter
Zu Beginn kann diese Option übersprungen werden, später werden wir aber auf den Filter zurückkommen. Sie können über diese Funktion zum Beispiel schnell Teilbereiche auswählen.

2. Spaltenbeschriftungen
Hier das Feld auswählen, dass als Spalte angezeigt werden soll. Auch diese Feld kann für jetzt übersprungen werden.

3. Zeilenbeschriftungen
Wir wollen sehen wie viel Umsatz unsere Standorte erzielt haben? Dann ziehen Sie das Feld „Standort“ aus dem roten Kasten nach unten in den Bereich Zeilenbeschriftung.

4. Werte
Zum Schluss natürlich ist es wichtig festzulegen, was überhaupt summiert oder analysiert werden soll. In diesem Beispiel ist das der Umsatz. Also das Feld „Umsatz“ aus dem roten Kasten nach unten in den Bereich Werte ziehen.

Excel-Pivot-Tabelle-Erstellen-3

Ihre erste Pivot-Tabelle ist erstellt und sollte ähnlich wie das Bild oben aussehen. Sie können erkennen, dass jetzt die korrekten Felder (Standort und Umsatz) in die entsprechenden Bereiche (Zeilenbeschriftungen und Werte) verschoben worden sind.

Pivot-Tabelle formatieren

Excel-Pivot-Tabelle-Erstellen-4

In Excel 2007/10, wählen Sie eine beliebige Zelle in der neuen Pivot-Tabelle an, dann erscheint die Registerkarte „PivotTable-Tools“. Dort können Sie unter Entwurf das Design der Pivot-Tabelle ändern.

Als nächstes werden wir noch schnell das Zahlenformat ändern.

Excel-Pivot-Tabelle-Formatieren

Wieder auf eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle klicken, dann in der Pivot-Tools Registerkarte, under Optionen auf Feldeinstellungen klicken. Im neuen Menü dann auf Zahlenformat klicken und das gewünschte Format wählen. Hier wählen wir „Währung“ mit Tausender-Trennzeichen aus.

Pivot-Tabelle verwenden

Pivot-Tabelle-Filter

Berichtsfilter

Die erste Pivot-Tabelle im Bild oben ist ungefilteret. Sie zeigt den Gesamtumstatz der Standorte an.
Wie können wir jetzt den Umsatz für einen bestimmten Monat ermitteln?

Einfach das Feld „Monat/Jahr“ in den Bereich Berichtsfilter ziehen (siehe roter Kasten rechts unten). In der Tabelle auf der linken Seite dann einfach den gewünschten Monat wählen.

 

Pivot-Tabelle-Spalten

Spaltenbeschriftung

Eine noch bessere Methode den Monatsumsatz der Standorte zu ermittlen ist die Spaltenbeschriftung. Einfach den Filter „Monat/Jahr“ vom ersten Beispiel aus dem Feld Berichtsfilter nach rechts in das Feld Spaltenbeschriftung ziehen. Wie Sie sehen, ist der Filter jetzt verschwunden. An seiner Stelle zeigt unsere Pivot-Tabelle aber nun alle Monate in drei Spalten an.

Tipp: Probieren Sie verschiedene Kombinationen aus. Verschieben Sie zum Beispiel das Feld Verkäufer in den Zeilenbereich und entfernen Sie den Standort um zu sehen wie viel Umsatz die einzelnen Verkäufer erzielt haben.

Video zur Wiederholung aller Schritte

File:U+21FE.gif Hier geht’s zu den Profi Tipps & Tricks zur Pivot-Tabelle und hier zum Download der Pivot-Tabellen Übung

2 Comments

  • Hallo

    Angelehnt an das obere Beispiel hätte ich gern das Ergebnis Summe vom Umsatz in Berlin OHNE Silke.

    Wie bekomme ich das dann hin.

    Danke für die Antwort

  • Andreas

    Hallo Jürgen,

    indem du die Verkäufer ausblendest. Entweder du nimmst beim erstellen der Pivot-Tabelle den Haken bei Verkäufer erst gar nicht rein oder du kannst bei bestehender Pivot-Tabelle die Verkäufer herausfiltern. In beiden Fällen werden sie dann nicht angezeigt.
    Du kannst aber auch gezielt nur Silke als Verkäufer ausblenden (über den Filter).

    Gruß Andreas

Frage oder Kommentar zu diesem Artikel?